Langeland Kommunes brug af it-systemet DUBU, som håndterer sager om udsatte børn og unge, bliver nu genstand for en undersøgelse fra ombudsmanden.
Undersøgelsen sker på baggrund af en konkret klagesag og omtale i medierne, der har skabt bekymring for, om sagsbehandlingen i kommunen lever op til gældende krav.
DUBU-systemet er kommunens digitale værktøj til at behandle og journalisere oplysninger i sager om udsatte børn og unge. Ombudsmanden vil nu undersøge, om brugen af systemet har ført til mangelfuld eller forkert journalisering, hvilket kan have betydning for både sagsbehandlingens kvalitet og borgernes retssikkerhed.
Det skriver Folketingets Ombudsmand i en pressemeddelelse.
Bekymringer om slettede og rettede journaler
I den konkrete klagesag har Langeland Kommune svaret, at man vil forsøge at ensrette medarbejdernes brug af systemet for at sikre en mere systematisk sagsbehandling. Men ifølge en artikel i Fyns Amts Avis skulle der være blevet “slettet og rettet i journaler i børnesager helt frem til januar 2025”.
Ombudsmanden har derfor bedt Langeland Kommune om en redegørelse for brugen af DUBU-systemet og om kommunen overholder kravene til notat- og journaliseringspligt, som fastsat i offentlighedslovens §13 og §15. Kommunen skal også oplyse, hvilke tiltag den har taget som følge af den konkrete klagesag.
Notat- og journaliseringspligt
Offentlige myndigheder har en forpligtelse til at tage notater om væsentlige oplysninger i sager, der skal træffes afgørelse i. Det gælder også, når der sker væsentlige skridt i en sag, som ikke i forvejen er dokumenteret. Pligten til at tage notater og journalisere er med til at sikre, at der er dokumentation for, hvad der er sket i en sag, og giver mulighed for at kontrollere, om sagsbehandlingen er sket korrekt.
Ifølge ombudsmandens vejledning skal journalisering desuden sikre, at dokumenterne er tilgængelige for aktindsigt og bidrage til en effektiv og korrekt sagsbehandling.
